Ehrenamtliches Engagement ist das Rückgrat vieler Vereine. Damit Helfer, Vorstände oder Trainer für ihren Aufwand eine Anerkennung erhalten können, gibt es steuerliche Freibeträge. Die zentrale Frage: Welche Pauschale passt zur Tätigkeit – und wie dokumentiert man sie richtig?

Dieser Leitfaden zeigt, wie du eine Aufwandsentschädigung steuerfrei auszahlen und sauber abrechnen kannst – inklusive Ehrenamtspauschale 2026 und Übungsleiterpauschale im Verein.

Was zählt als Aufwandsentschädigung im Verein?

Unter Aufwandsentschädigung versteht man Zahlungen des Vereins an ehrenamtlich Tätige, die kein Arbeitslohn sein sollen, sondern Engagement und Aufwand anerkennen. Typische Fälle:

Vorstandsarbeit (Organisation, Verwaltung)
Platzwart, Gerätewart, Helfer im Trainingsbetrieb
Trainer, Übungsleiter, Betreuer (pädagogisch/ausbildend)

Wichtig: Sobald die Zahlung wie „regelmäßiges Gehalt" wirkt oder eine klare Weisungsbindung wie im Arbeitsverhältnis entsteht, kann das steuerlich/sozialversicherungsrechtlich problematisch werden.

Ehrenamtspauschale 2026: Höhe & wofür sie gilt

Die Ehrenamtspauschale 2026 beträgt 960 € pro Jahr steuerfrei.

Sie passt typischerweise für Tätigkeiten wie:

Vorstand, Kasse, Schriftführung
Organisation von Veranstaltungen
allgemeine Vereinsverwaltung
sonstige unterstützende Aufgaben (nicht „Übungsleiter"-typisch)

Wichtig: Die Tätigkeit muss „nebenberuflich" sein (Faustregel: nicht mehr als ein Drittel einer vergleichbaren Vollzeitstelle) und im steuerbegünstigten Bereich erfolgen.

Übungsleiterpauschale im Verein: Höhe & Voraussetzungen

Die Übungsleiterpauschale liegt ab 2026 bei 3.300 € pro Jahr steuerfrei.

Sie gilt nicht nur für klassische Trainer, sondern u. a. für:

Übungsleiter, Trainer
Ausbilder, Erzieher
Betreuer und vergleichbare pädagogische Tätigkeiten

Ausschlaggebend ist der inhaltliche Charakter der Tätigkeit (ausbildend/betreuend/pädagogisch) – nicht der Titel.

Aufwandsentschädigung steuerfrei: Was ist erlaubt?

Steuerfrei ist die Aufwandsentschädigung, wenn du:

die richtigen Freibeträge nutzt (960 € / 3.300 €)
die Tätigkeit nebenberuflich ausübst
Zahlungen sauber dokumentierst (Beschluss, Vertrag/Vereinbarung, Nachweise)
keine „verdeckte Vergütung" (Arbeitslohn) daraus machst

Zusätzlich möglich (separat von den Pauschalen): Auslagenersatz gegen Nachweis, z. B. Fahrtkosten oder Materialkosten (klassische Kostenerstattung). Hier gelten eigene steuerliche Regeln je nach Fall – deshalb immer sauber trennen.

Darf man Ehrenamtspauschale und Übungsleiterpauschale kombinieren?

Ja, im selben Jahr ist das möglich – aber nur für getrennte Tätigkeiten.

Beispiel:

Person A ist:

Trainer (→ Übungsleiterpauschale)
und zusätzlich Vorstand (→ Ehrenamtspauschale)

Dann können beide Freibeträge grundsätzlich genutzt werden – wenn die Tätigkeiten inhaltlich getrennt sind und getrennt dokumentiert/abgerechnet werden.

So rechnest du die Aufwandsentschädigung im Verein korrekt ab

Eine praxistaugliche, prüfungssichere Vorgehensweise:

1. Tätigkeit eindeutig definieren

Rolle, Aufgaben, Umfang

2. Passende Pauschale wählen

Ehrenamt vs. Übungsleiter

3. Satzung prüfen

Ob Vergütungen/Aufwandsentschädigungen erlaubt sind

4. Vorstandsbeschluss dokumentieren

Höhe, Zeitraum, Person, Grundlage

5. Vereinbarung schriftlich festhalten

Ehrenamtsvertrag / Übungsleitervertrag (empfohlen)

6. Zahlungen nachvollziehbar buchen

Kassenbuch/Bank, Belegkette

7. Jahresübersicht führen

Damit Grenzen nicht überschritten werden

Häufige Fehler, die Vereine vermeiden sollten

alte Grenzwerte verwendet (z. B. 840 € statt 960 € in 2026)
falsche Pauschale zur Tätigkeit (z. B. Übungsleiterpauschale ohne ausbildende Tätigkeit)
keine Trennung bei Doppelfunktionen
fehlender Beschluss/fehlende Vereinbarung
pauschale Auszahlung ohne klare Grundlage
Zahlungen laufen „wie Gehalt" → Risiko Arbeitsverhältnis/Sozialversicherung

Dokumentation vereinfachen mit klaren Vorlagen

Gerade bei ehrenamtlich geführten Vereinen scheitert es selten am Willen – sondern an Zeit und Struktur. Mit klaren Vorlagen (Beschluss, Vereinbarung, Übersicht) wird die Abrechnung deutlich sicherer und stressfreier – auch für Kassenprüfung und Steuerberatung.

Die Vereins-Tools bieten fertige Vorlagen für Ehrenamtsverträge und Übungsleiterverträge – rechtssicher, schnell ausfüllbar und sofort als PDF nutzbar.

📄 Ehrenamtsvertrag

Für Vorstand, Verwaltung und allgemeine Unterstützung (Ehrenamtspauschale 960 €)

Zur Vorlage →

🏃 Übungsleitervertrag

Für Trainer, Betreuer und pädagogische Tätigkeiten (Übungsleiterpauschale 3.300 €)